Google Apps

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URL	https://www.google.com/intx/fr/work/apps/business/
Description	Service externalisé de messagerie collaborative
Commercial	Oui
Publicité	Oui
Langue(s)	Multilingue
Inscription	Payante, la version gratuite ayant été abandonnée le 7 décembre 2012.
Propriétaire	Google
Créé par	Google
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Google Apps for Work (anciennement Google Apps for Business) est une suite d'outils et de logiciels de productivité de type Cloud computing et de groupware, proposée par Google sous la forme d'un abonnement.

La suite inclut les applications Web de Google les plus courantes, comme Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Agenda, et Google Docs^[1]. Ces produits sont disponibles gratuitement. Google Apps for Work inclut des fonctionnalités répondant aux besoins des entreprises, comme les adresses de courrier électronique personnalisées (@votre_entreprise.fr), un espace de stockage de 30 Go pour les documents et les e-mails, ainsi qu'une assistance 24 h/24, 7 j/7 par téléphone et par messagerie électronique^[2]. Contrairement aux logiciels de productivité standard qui stockent les données sur des serveurs classiques dans les locaux des entreprises, cette solution de Cloud computing stocke les données sur le réseau de centres de données sécurisés de Google^[3],[4].

Selon Google, plus de 5 millions d'entreprises dans le monde utilisent Google Apps, parmi lesquelles figurent 60 % des entreprises Fortune 500^[5].

Historique

• 26 avril 2011 - Près de cinq ans après le lancement de Google Apps, Google annonce que les entreprises comptant plus de 10 utilisateurs n'ont plus le droit d'utiliser la version gratuite de Google Apps. Ils doivent désormais s'abonner à la version payante qui s'appelle Google Apps for Business. Google a également présenté un forfait modulable qui permet aux clients de payer 5 $ par utilisateur et par mois, sans engagement contractuel^[6].
• 28 mars 2012 - Google lance Google Apps Vault, un service d'archivage et de divulgation électronique de documents optionnel réservé aux clients de Google Apps for Business^[7].
• 24 avril 2012 - Google présente Google Drive, sa plateforme de stockage et de partage de fichiers. Chaque utilisateur de Google Apps for Business dispose d'un espace de stockage gratuit de 5 Go dans Drive et peut acheter un espace supplémentaire^[8]. Selon les spécialistes, Google s'est fait une place sur le marché du stockage dans le Cloud, aux côtés de leaders comme Dropbox and Box^[9].
• 6 décembre 2012 - Google annonce que la version gratuite de Google Apps ne sera plus disponible pour les nouveaux clients^[10].
• 13 mai 2013 - Google augmente le quota de stockage de Drive pour les clients de Google Apps. Google a regroupé les 25 Go d'espace de stockage de Gmail avec les 5 Go de Drive pour offrir un total de 30 Go de stockage par utilisateur, qui peut être réparti entre les différents produits Apps, y compris Gmail et Google Drive^[11].
• 10 mars 2014 - Google lance le programme de parrainage Google Apps qui récompense les clients en leur offrant 15 $ pour tout nouvel utilisateur auquel ils ont recommandé Google Apps^[12].
• 25 juin 2014 - Google présente Drive for Work, une toute nouvelle offre Google Apps incluant un espace de stockage illimité, une fonction avancée de création de rapports d'audit et de nouveaux contrôles de sécurité, pour un coût de 10 $ par utilisateur et par mois^[13].
• 2 septembre 2014 - Google Enterprise, la suite de solutions pour les entreprises de Google, a officiellement changé de nom et s'appelle désormais Google for Work. « Nous n’avons jamais cherché à créer un environnement de travail « classique ». Au contraire, nous avons voulu créer une nouvelle façon de travailler », explique Eric Schmidt, président exécutif du conseil d’administration de Google. « Il est maintenant temps que notre nom reflète notre ambition. » Pour marquer ce changement, Google Apps for Business a été rebaptisé Google Apps for Work^[14].
• 14 novembre 2014 - Les domaines secondaires ne sont pas pris en charge dans la version gratuite de Google Apps. La version gratuite de Google Apps ne prend en charge que les alias de domaine^[15].

Produits

La gamme de produits et de services de Google Apps for Work inclut Gmail, Google Calendar, Google Drive, Hangouts, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Sites, Google+ et Google Apps Vault. À l'exception de Google Apps Vault^[16], tous les produits sont inclus dans le forfait de base, soit un coût de 5 $ par utilisateur et par mois, ou de 50 $ par utilisateur et par mois. L'offre Premium, Drive for Work, qui inclut Google Apps Vault et un espace de stockage illimité est disponible pour un coût de 10 $ par utilisateur et par mois^[17].

Gmail

Gmail, lancé le 1^er avril 2004 pour des utilisateurs privilégiés, fait désormais parti des services de messagerie les plus utilisés dans le monde^[18]. En 2007, Gmail est disponible pour tous les utilisateurs. En juin 2012, Google annonce que Gmail compte 425 millions d'utilisateurs^[19].

La version gratuite de Gmail est financée par la publicité, sous la forme d'annonces textuelles choisies en fonction du contenu des e-mails^[20]. Le service de messagerie offre 15 Go d'espace de stockage, une fonction de regroupement des conversations, une fonction de recherche avancée et une interface de type application^[21].

Outre les avantages de la version gratuite, la version Gmail de Google Apps for Work inclut plusieurs fonctionnalités spécialement conçues pour les utilisateurs professionnels^[22].

Ces fonctionnalités sont les suivantes :

• Des adresses e-mail personnalisées incluant le nom de domaine de l'entreprise (@votre_entreprise.com)
• Un temps de fonctionnement garanti de 99,9 % sans aucun temps d'arrêt pour la maintenance^[23]
• Un minimum de 30 Go de stockage ou un stockage illimité partagé avec Google Drive, selon le forfait choisi
• Aucune publicité
• Une assistance 24 h/24 et 7 j/7
• Google Apps Sync for Microsoft Outlook^[22]

Drive

Le 24 avril 2012, Google lance son service de synchronisation et de stockage de fichiers ^[24], près de six ans après les premières rumeurs sur la date de sortie du produit^[25]. Dans un communiqué officiel, Google décrit Google Drive comme un « endroit où l'on peut créer, partager, travailler en équipe et stocker toutes ses données. »^[24]

Avec Google Drive, les utilisateurs peuvent télécharger n'importe quel type de fichier dans le Cloud, les partager avec d'autres utilisateurs et y accéder depuis un ordinateur, une tablette tactile ou un smartphone. Ils peuvent facilement synchroniser leurs fichiers entre leur ordinateur et le Cloud avec une application de bureau pour Mac et PC. Cette application place un dossier spécial sur l'ordinateur de l'utilisateur de sorte que toutes les modifications apportées aux fichiers de ce dossier sont synchronisées sur Drive, sur le Web et sur les périphériques. La version grand public de Google Drive comprend 15 Go d'espace de stockage partagés entre Gmail, Drive et Google+ Photos^[26].

Dans Google Apps for Work, Drive inclut des fonctionnalités supplémentaires conçues pour les utilisateurs professionnels. Ces fonctionnalités sont les suivantes :

• Un minimum de 30 Go de stockage ou un stockage illimité partagé avec Gmail, selon le forfait choisi
• Une assistance 24 h/24 et 7 j/7
• Des commandes de partage permettant d'attribuer le statut privé aux fichiers ou de les partager
• Des fonctions avancées de création de rapports^[27]

Google Docs, Sheets, Slides et Forms

Google Apps inclut des outils en ligne qui permettent de créer des documents textes ou au format document file format, des feuilles de calcul, des présentations, et des enquêtes^[28]. Cet ensemble d'outils a été commercialisé le 11 octobre 2006 sous le nom de Google Docs & Spreadsheets^[29].

Google Docs, Sheets, Slides et Forms peuvent être utilisés avec n'importe quel navigateur Web ou appareil mobile doté du Web. Les utilisateurs peuvent partager et modifier en temps réel les documents, les feuilles de calculs, les présentations et les enquêtes, mais également y ajouter des commentaires. D'autres fonctions sont disponibles, comme l'historique des révisions illimité qui permet de conserver toutes les modifications apportées aux documents dans un même endroit, ou l'accès hors connexion aux documents^[30].

Le 25 juin 2014, Google présente sa fonction native de modification des fichiers Microsoft Office dans Google Docs, Sheets et Slides^[31]. Faisant écho à d'autres articles, un journaliste du site Mashable explique que « Google positionne clairement ses applications sur le créneau des solutions abordables pour les entreprises qui ne modifient qu'occasionnellement des fichiers Office. »^[32].

Google Sites

Présenté le 28 février 2008, Google Sites permet aux utilisateurs de créer et de modifier des pages Web sans connaissances particulières dans le domaine du format HTML ou de la conception de site Web^[33]. Les utilisateurs peuvent créer des sites de toutes pièces ou à partir de modèles, télécharger des contenus, comme des photos et des vidéos^[33], mais également contrôler les autorisations d'accès en déterminant quelle personne peut voir et modifier chaque page^[34].

D'abord intégré à la version payante de Google Apps, Google Sites a ensuite été proposé dans la version gratuite. Les entreprises utilisent Google Sites pour créer des sites internes, des intranets et des sites accessibles au grand public^[35].

Google Agenda

Le 13 avril 2006, Google lance son service d'agenda en ligne, conçu pour s'intégrer à Gmail. Basé sur la norme iCal, ce service peut fonctionner dans d'autres applications d'agenda^[36].

Conçus pour le travail en équipe, les agendas de Google sont intégrés en ligne et peuvent être partagés^[37]. Les entreprises peuvent créer des agendas pour des équipes spécifiques et les partager avec l'ensemble de l'entreprise^[37]. Les agendas peuvent être délégués à une tierce personne pour gérer des événements particuliers^[38]. Google Agenda permet également aux utilisateurs de vérifier la disponibilité des salles de réunion ou des ressources partagées, puis de les ajouter aux événements.

Les principales fonctionnalités de Google Agenda sont les suivantes :

• Partage des agendas avec les membres d'une équipe et les autres collaborateurs pour vérifier la disponibilité de chacun
• Affichage en chevauchement des agendas des membres d'une équipe dans une vue unique pour repérer le moment où chacun est disponible
• Utilisation de l'application mobile ou synchronisation avec l'agenda intégré sur les appareils mobiles
• Publication des agendas sur le Web et intégration à Google Sites
• Migration simplifiée à partir d'Exchange, Outlook ou iCal, ou à partir de fichiers .ics et .csv
• Réservation de salles et de ressources partagées^[37]

Google Hangouts

Le 15 mai 2013, Google annonce que ses services Google Talk, Google Voice et Google+ Hangouts seront remplacés par un nouvel outil de messagerie instantanée et de visioconférence^[39]. Google Hangouts permet d'organiser des visioconférences avec un maximum de 10 personnes pour la version grand public et de 15 personnes pour la version professionnelle. Les participants rejoignent les conversations depuis leur ordinateur ou leur appareil mobile^[40]. Grâce au partage d'écran, les participants peuvent consulter et modifier des documents ensemble^[41]. Avec le service Hangouts en direct, les utilisateurs peuvent diffuser un hangout en direct sur Google+, YouTube, et leur site Web^[42].

La version de Hangouts incluse dans Google Apps for Work^[43] prend en charge jusqu'à 15 participants. Les administrateurs peuvent limiter l'accès aux personnes d'un même domaine et exclure ainsi les participants externes^[44].

L'application Hangouts stocke les messages en ligne dans le Cloud de Google et fournit une option de désactivation de l'historique pour les utilisateurs qui ne veulent pas consigner une conversation^[45]. Avec l'intégration à Google+, les photos des utilisateurs sont stockées dans un album partagé et privé sur Google+^[45].

Le 30 juillet 2014, Google annonce que Hangouts est désormais accessible à tous les clients de Google Apps, y compris ceux qui n'ont pas de profil Google+^[46]. Google s'est associé à d'autres fournisseurs de visioconférence, comme Blue Jeans Network et Intercall pour faciliter l'intégration de son service^[47]. Google a également annoncé que Hangouts était soumis aux mêmes Conditions d'utilisation que les autres produits de Google Apps for Work, comme Gmail et Drive. Les clients de Apps for Work bénéficient d'une assistance téléphonique 24 h/24, 7 j/7 pour Hangouts, d'un temps de fonctionnement garanti de 99,9 %, et des certifications ISO 27001 et SOC 2^[48].

Le 19 décembre 2014, Google annonce dans une publication Google+ le retour d'une fonction Hangouts dans Gmail que les utilisateurs étaient nombreux à réclamer. Désormais, il est à nouveau possible de voir le statut des contacts et les administrateurs peuvent choisir de rendre le statut visible en interne uniquement^[49].

Google+

Google a lancé Google+, son service de réseau social le 28 juin 2011, accessible uniquement sur invitation pendant une période^[50]. Selon les experts, il s'agit d'une nouvelle tentative de la part de Google de concurrencer le leader du secteur, Facebook^[51]. Ayant dépassé Twitter , Google+ est désormais le deuxième plus grand réseau social au monde derrière Facebook^[52]. Pourtant, certains utilisateurs sont déçus par ce nouveau service et d'autres pointent du doigt le fait qu'il ne génère pas de trafic de référence (referral traffic)^[53].

Le 27 octobre 2011, Google annonce la mise à disposition de Google+ pour les utilisateurs de Google Apps^[54].

Le 29 août 2012, Google explique avoir adapté les fonctions de Google+ aux besoins des entreprises en se basant sur les commentaires des clients qui ont participé à un programme pilote. Les entreprises peuvent désormais partager des contenus de manière privée et les administrateurs peuvent limiter l'affichage des profils et des publications^[55].

Le 5 novembre 2013, Google annonce avoir ajouté un niveau de sécurité supplémentaire pour les communautés restreintes dont l'accès est limité aux utilisateurs appartenant à l'entreprise. Les administrateurs peuvent définir des communautés restreintes par défaut et choisir d'autoriser ou non les personnes externes à l'entreprise à rejoindre les communautés^[56].

Les avis concernant l'utilisation de Google+ comme réseau professionnel divergent, et si certains vantent les fonctionnalités qui aident les petites entreprises à augmenter leur visibilité sur le Web^[57], d'autres trouvent que ce service entraîne une confusion au niveau des marques^[58] et d'autres encore que Google+ est un atout majeur dans la stratégie de marketing social des entreprises^[59]. De nombreux articles sur Internet soulignent le fait que les entreprises qui ont une présence Google+ récoltent de meilleurs résultats de recherche sur Google, ce qui semble logique puisque les publications et les partages Google+ sont directement référencés par Google^[60].

Google Apps Vault

Le 28 mars 2012, Google annonce la sortie de Vault, son service d'archivage et de divulgation électronique de documents disponible exclusivement pour les clients de Google Apps^[61]. Vault permet aux clients de conserver et de rechercher des messages électroniques qui pourraient se révéler utiles en cas de litige. Ce service aide également les entreprises à gérer la pérennité de leurs données ainsi que leur conformité aux politiques et réglementations appropriées^[62]. Depuis le 25 juin 2014, les clients de Vault peuvent également rechercher, afficher et exporter des fichiers Google Drive^[63].

Google Apps Vault, inclus avec Drive for Work, offre un stockage illimité pour un coût de 10 $ par utilisateur et par mois^[64].

Tarif

Les clients qui s'inscrivent à Google Apps for Work bénéficient d'une période d'essai gratuite de 30 jours pour un maximum de 10 utilisateurs^[65]. À l'issue de la période d'essai, les clients ont le choix entre le forfait annuel, dont le coût s'élève à 50 $ par utilisateur et par an, le forfait modulable dont le coût s'élève à 5 $ par utilisateur et par mois ou à 60 $ par an. Les deux forfaits sont facturés sur une base mensuelle^[17].

Les clients qui choisissent le forfait modulable bénéficient d'un stockage illimité et de Google Apps Vault pour un coût mensuel de 10 $ par utilisateur. Pour les entreprises comptant moins de cinq utilisateurs, le stockage est limité à 1 To par utilisateur^[17].

Sécurité

Google déclare ne pas être propriétaire des données des clients. Les données sont stockées dans les centres de données de Google dont l'accès est limité à certains employés uniquement^[66]. Google ne partage pas les données avec des tiers et conserve les données uniquement pendant la durée requise par le client. Les clients peuvent transférer leurs données de Google Apps vers des services externes^[67].

Google Apps offre des garanties uniques en matière de sécurité et de conformité : la suite est conforme aux normes SSAE 16/ISAE 3402 Type II et SOC 2, est certifiée ISO 27001, respecte les principes « Safe Harbor Privacy Principles » et permet aux clients soumis aux dispositions de lois spécifiques, comme la loi américaine HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), d'assurer leur conformité à celles-ci^[68]. Google souligne que Google Apps inclut des filtres antispam, un processus de contrôle des virus intégré et un contrôle des documents préalable à l'autorisation de téléchargement des messages^[66].

Google garantit que tous les fichiers téléchargés sur Google Drive sont cryptés. Chaque e-mail envoyé ou reçu est également crypté pendant son transfert entre les centres de données^[69]. Sur son blog, Google for Work a publié un article expliquant que la société attachait une grande importance à la protection des informations de ses clients, et qu'elle n'affichait pas de publicité, ni n'analysait les informations des clients à des fins publicitaires^[69].

Utilisation

Selon Google, plus de 5 millions d'entreprises utilisent les versions gratuites et payantes de Google Apps^[70]. Selon Amit Singh, à la tête de Google for Work, 60 % des entreprises Fortune 500 utilisent les services Google for Work^[71]. Des entreprises du monde entier et de secteurs différents font confiance à Google for Work, notamment Uber^[72], AllSaints^[73], BuzzFeed^[74], Design Within Reach^[75], Virgin ou encore PwC^[76].De nombreux clients de Google Apps sont cités sur le site Web de Google Apps.

Revendeurs Google et programme de parrainage

Google a créé un écosystème de revendeurs qui aide les clients à démarrer avec Google Apps. Les clients et les prospects peuvent rechercher des partenaires dans le répertoire prévu à cet effet. Le 10 mars 2014, Google a lancé un programme de parrainage qui récompense les clients en leur offrant 15 $ pour tout nouvel utilisateur parrainé^[77]. Ce programme est disponible aux États-Unis et au Canada. Les clients peuvent parrainer un nombre illimité d'utilisateurs mais ils sont récompensés uniquement pour les 100 premiers utilisateurs de chaque client parrainé^[78].

Le 4 décembre 2014, Google présente le programme de partenaires pour Google for Work et Education dont l'objectif est d'aider les partenaires à vendre les produits des suites Google for Work et Google for Education et à assurer leur maintenance.

Google Apps Marketplace

Mise à disposition en 2010, Google Apps Marketplace est une boutique en ligne proposant des applications professionnelles de type Cloud qui améliorent les fonctionnalités de Google Apps^[79]. Dans Marketplace, les administrateurs peuvent rechercher, acheter et déployer des applications professionnelles de type Cloud intégré. Cette solution est disponible dans Google Apps, Google Apps for Work, et Google Apps for Education^[80]..

Les développeurs peuvent utiliser Marketplace pour concevoir des applications, et vendre des applications et des services^[80]. Le 6 mars 2014, Google a indiqué que les clients Google Apps avaient installé près de 200 millions d'applications provenant de Marketplace depuis son lancement en 2010.

Le 17 septembre 2014, Google a publié un message sur son blog expliquant que les employés peuvent installer des applications tierces à partir de Marketplace sans l'intervention des administrateurs.

Critiques en ligne

Google Apps a reçu de nombreuses critiques en ligne favorables avec une moyenne de 4-5 étoiles sur une échelle de 5 étoiles^[81]. Les critiques vantent les points forts de Google Apps, notamment son prix compétitif, son offre tout compris, sa facilité d'installation et sa capacité à fonctionner sur tous les appareils^[82]. Néanmoins, certains internautes trouvent que les performances des fonctions de Google Apps, Google Presentations et Google Documents ne sont pas à la hauteur de celles de Powerpoint et Microsoft Word.

Concurrence

Le principal concurrent de Google Apps est Microsoft Office 365, la suite professionnelle de Microsoft, qui inclut des produits quasi-identiques. Pourtant, les internautes ne parviennent pas à se mettre d'accord pour déterminer la meilleure offre. Les notes attribués aux suites Google Apps et Microsoft 365 sont similaires mais ce sont leurs fonctionnalités qui les distinguent l'une de l'autre.

Les principales différences sont les tarifs, l'espace de stockage et le nombre de fonctions disponibles. Microsoft 365 offre davantage de fonctions que Google Apps, mais les utilisateurs se servent peu, voire pas du tout, de bon nombre d'entre elles^[83]. Google ne publie pas de chiffre d'affaires ni de chiffres sur le nombre d'utilisateurs, ce qui ne permet pas d'établir de comparaison solide entre Google Apps et Microsoft Office^[84]. Le 1^er octobre 2014, Microsoft annonce qu'Office 365 compte 7 millions d'utilisateurs. Ce chiffre a augmenté de 25 % au cours du dernier trimestre^[85]. Microsoft annonce également que les clients qui achètent la version Cloud de Microsoft Office 365 bénéficieront d'un stockage illimité^[85].

Aucune startup ne rivalise actuellement avec la suite Google Apps car les coûts de développement de produits compétitifs sont trop élevés et que les opportunités de revenu sont rares^[85].

Avec sa nouvelle offre comprenant la suite d'Apps, du stockage illimité et Vault, Google Apps se mesure à ses concurrents directs : Box, Dropbox et OneDrive.

Produits connexes

Outre Google Apps for Work, Google propose d'autres produits répondant aux besoins des entreprises^[14]. Google Cloud Platform, Google Search for Work, Google Maps for Work et Google Chrome for Work^[86].

Notes et références

Annexes

Articles connexes

• Google App Engine
• Google Compute Engine (en)

Liens externes

• Site officiel

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