Archivistique

L’archivistique est la discipline relative aux principes et aux techniques relatifs à la gestion des archives. Elle relève à la fois des sciences auxiliaires de l'histoire et des sciences de l'information et des bibliothèques.

Histoire de la discipline

Ancêtres de l’archivistique : Jacob von Rammingen, Von der Registratur (1571), Baldassare Bonifacio, De Archivis (1632).

L'origine de cette tradition savante est inconnue. Bien que les archives, tant comme documents que comme institution, apparaissent aux premiers siècles de l'histoire, la réflexion sur leur organisation et leur gestion est beaucoup plus récente. La création, par divers souverains européens, aux XIV^e et XV^e siècles, des premières institutions chargées de regrouper les documents nécessaires à la défense des droits de l'État ne semble pas en effet avoir suscité des textes normatifs ou théoriques sur le rôle des archivistes ou sur la nature des archives. Nous pouvons toutefois mentionner les manuels archivistiques les plus anciens qui sont historiquement connus. Ces premiers ancêtres de l’archivistique, imprimés en 1571, ont probablement été composés au cours de la première moitié du XVI^e siècle. Leur auteur, l’aristocrate allemand Jacob von Rammingen, peut être considéré comme le « père » (prédécesseur) de ce sujet académique. Il a fondé une tradition archivistique qui en Allemagne a persisté pendant au moins deux siècles. La théorie archivistique a été formulée pour la première fois par lui.

Une réflexion plus systématique sur les documents d'archives prend la forme, au XVII^e siècle, d'une recherche des moyens de distinguer les documents authentiques de ceux qui ont été falsifiés ou fabriqués après coup : c'est la diplomatique, dont une des bases est la comparaison systématique des actes d'un même souverain ou d'une même autorité ou datant de la même époque aux fins de repérer constantes et différences. Ce travail n'est toutefois possible qu'à condition que les archives soient non seulement conservées, mais classées et rendues accessibles par des instruments de recherche qui en décrivent le contenu. C'est dans cette perspective que sont menés, au XVIII^e siècle, les premiers travaux qu'on peut considérer comme relevant de l'archivistique : ils consistent à dégager les principes directeurs du classement des archives et de l'établissement des instruments de recherche.

La Révolution française s'est fait un principe de l'accessibilité à tous les citoyens français des archives des pouvoirs publics. En conséquence, un imposant réseau de services d'archives fut engendré, qu'il fallut doter de règles. C'est à Natalis de Wailly qu'on doit, dans une circulaire envoyée en 1841 par le ministre de l'Intérieur aux Archives départementales, la première conceptualisation du principe du respect des fonds. Dans la pratique, ce principe existait déjà ici et là, et pas seulement en France.

Ce principe du respect des fonds, qui impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, est un des concepts de base de la discipline archivistique. La constitution des fonds d'archives, d'autre part, et leur utilisation pour prouver des droits et concourir à l'administration, puis comme source de l'histoire est, à partir du XIX^e siècle, le grand sujet de réflexion et d'inquiétude des archivistes.

La constitution des fonds ne va pas de soi et il s'en faut de beaucoup que les documents passent de façon régulière et efficace des bureaux administratifs où ils sont produits aux institutions d'archives où ils doivent être conservés. Le rôle de l'archiviste dans le processus de création des documents et sa place par rapport aux personnes et organismes produisant ou détenant des archives deviennent donc des thèmes majeurs de l'archivistique.

Une question connexe est celle de l'usage des documents archivés. Produits et conservés à l'origine comme preuves, donc pour répondre aux besoins de ceux qui les détiennent, notamment en matières financière et juridique, ils peuvent aussi servir à mieux connaître le passé et à écrire l'histoire. Or ces deux usages ne sont pas forcément successifs, mais peuvent être concomitants, à la fois parce que les documents peuvent garder très longtemps leur fonction de preuves (c'est le cas des titres de propriétés et des accords et traités internationaux, par exemple) et parce que la recherche historique peut porter sur des périodes et des événements récents.

Dès lors les archivistes doivent trouver les moyens de concilier le souci des autorités de voir protéger certains secrets avec la volonté du public que les archives soient bien conservées et aisément consultables. Toute la réflexion en matière archivistique depuis la Première Guerre mondiale est ainsi consacrée à l'élaboration de solutions à ces problèmes. Les principales sont :

• la théorie des trois âges (autre concept de base de l'archivistique), qui analyse le cycle de vie du document en trois phases successives ;
• l'élaboration progressive dans chaque pays de lois et de règlements obligeant les administrations à tenir compte, lors de la production des documents, de la vocation de certains d'entre eux à devenir des archives (procédures de Registratur dans les pays de culture allemande et de Records Management dans le monde anglo-saxon) et soumettant les destructions à l'accord des archivistes ;
• la définition de la place des institutions d'archives dans l'administration et dans la société, qui est très variable selon les pays ;
• la définition des fonctions de l'archiviste, qui ne sont plus seulement de conserver, mais aussi de collecter, de communiquer, et de valoriser.

Principes

Les deux principes de base de l'archivistique sont :

• le principe du respect des fonds (principe de provenance), qui impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien organique avec l'entité qui les a produits,
• le contrôle du cycle de vie de l'information.

Respect des fonds et principe de provenance

Ce principe implique de respecter l'intégrité matérielle et intellectuelle de chaque fonds d'archives sans tenter de séparer les uns des autres les documents qui le composent et sans les répartir dans des catégories artificielles en fonction de leur sujet. Classement et instruments de recherche (répertoire, inventaire, bases de données, etc.) doivent permettre au chercheur de ne pas perdre de vue le lien organique unissant chaque document à l'entité qui l'a produit.

Cycle de vie des documents

Le cycle de vie de l'information (cycle de vie des documents) comprend les différentes étapes de la vie d'un dossier, depuis la production des documents (création ou réception) jusqu'à leur élimination ou leur conservation à long terme (archivage). L'archivistique contemporaine distingue deux phases d'utilisation de l'information (active et inactive) ou trois âges en fonction de la responsabilité et de la valeur des dossiers (archives courantes pour les dossiers actifs, archives intermédiaires pour les dossiers clôturés à valeur probante et archives définitives pour les dossiers à valeur archivistique).

Selon ce principe, l'archivistique distingue trois phases d'activités de l'information :

1. Dossiers actifs (aussi appelés archives courantes ou archives administratives) qui regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité courantes des organismes qui les ont produits (créés ou reçus dans le cadre de leurs activités) ;
2. Dossiers clôturés (archives intermédiaires) à conserver de façon intègre tant qu'ils ont une valeur probante (utilité administrative ou légale) pour la traçabilité des activités de l'organisme producteur ;
3. Dossiers inactifs qui n'ont plus de valeur probante.

Les dossiers inactifs sont arrivés au terme de leur cycle de vie. Ils font l’objet d’un tri et sont soit éliminées, soit archivées (conservées définitivement en raison de leur valeur archivistique (archives définitives ou historiques). Les dossiers qui sont archivés commencent ainsi une deuxième vie. C'est le 3^e âge de Schellenberg (repris par Pérotin).

Au terme de leur durée de conservation, les dossiers clôturés deviennent inactifs pour l'organisme producteur. Ils peuvent donc être soit éliminés (si l'on considère qu'ils n'ont pas de valeur archivistique), soit (si l'on a considéré qu'ils avaient une valeur archivistique) conservés sans limitation de durée pour des raisons historiques ou patrimoniales.

En France, les archives définitives des personnes publiques, qu'il s'agisse de collectivités territoriales ou de services déconcentrés de l'État, doivent être versées aux Archives départementales du ressort géographique où elles se trouvent. Les communes de plus de 2000 habitants peuvent créer des services ad hoc dans lesquels elles conservent l'ensemble de leurs archives, sous le contrôle de l'État. Les archives définitives des administrations centrales de l'État et des établissements publics à compétence nationale doivent être versées aux Archives nationales.

Fonctions de l'archivistique

Un système d'archivage comprend plusieurs éléments décrits de façon légèrement différentes selon les diverses théories et traditions archivistiques.

La tradition québécoise distingue les fonctions archivistiques suivantes (Couture et Rousseau, 1982, p. 281) :

• Création
• Évaluation
• Accroissement (acquisition)
• Classement
• Conservation (préservation)
• Description et indexation : La description des fonds d'archives, des notices d'autorité et des fonctions exercées par les organismes producteurs d'archives a été normalisée dans les années 1990 par le Conseil international des archives avec les normes ISAD(G), ISAAR(CPF) et ICA-ISDF.
• Diffusion

Le Modèle de référence pour un Système ouvert d'archivage d'information (ou modèle OAIS) (ISO 14721:2003) considère dans son modèle fonctionnel les éléments (ou fonctions) suivants :

• Pré-ingest : Préparation des dossiers à archiver (gestion des documents, évaluation).
• Entrée (ingest) : Collecte et acceptation des dossiers à archiver (versement).
• Gestion des données (data management) : Description des dossiers afin de pouvoir identifier leur contenu d'information (classification, indexation, inventaire).
• Stockage (archival storage) : Préservation des dossiers, c'est-à-dire la conservation de l'information sur le long terme.
• Accès (access) : Diffusion des informations auprès des utilisateurs qui en font la demande et qui en ont les droits, valorisation des informations contenues dans le système.
• Gestion du système (administration) et veille (planification de la préservation).

Largement utilisé pour l'archivage des dossiers sur support électronique (archivage électronique), ce modèle fonctionnel est également valable pour des archives sur supports analogiques (papier, microfilms, etc.).

Sauvegarde des archives

Au cours du temps, et en ce moment même, de nombreux documents disparaissent à tout jamais, privant ainsi les générations futures d'une part importante de leur patrimoine. Que cela soit par processus naturel, papier acidifié qui tombe en poussière, cuir, parchemins, films et bandes magnétiques attaqués par la lumière, la chaleur, l'humidité ou la poussière, ou par causes naturelles, telles qu'inondations, incendies, ouragans, tempêtes, séismes, sans oublier les destructions volontaires causés par l'homme, incendies criminels, destruction de documents, en cas de guerre ou de purification ethnique. Les documents privés, que nous possédons tous dans nos armoires, n'échappent pas non plus à la règle. De simples photos de famille, mais qui ont toute leur importance pour leurs détenteurs peuvent en subir les frais. À ce propos, il est conseillé d'en garder une double copie, stockée dans un lieu différent.

De meilleurs locaux de stockage, répondant aux normes pour une bonne conservation, la numérisation de documents, sont parmi d’autres mesures un frein à cette perte.

L'UNESCO a dressé une liste de bibliothèques et d’archives, qui ont été détruites au cours du XX^e siècle. Elle ne tient pas compte des documents postérieurs à 1996, date de sa rédaction.

Publications professionnelles

Revues spécialisées :

• Archivum (ancien nom de la revue archivistique du CIA) ;
• Janus (ancien nom de la revue professionnelle et scientifique du CIA) ;
• Comma (revue archivistique) ; revue professionnelle et scientifique éditée par le CIA (deux fois par an, version papier, disponible gratuitement pour les membres)^[1].
• arbido (revue de l'AAS et de la BIS)
• Archives (revue de l'AAQ)
• Archivaria (revue canadienne)
• La Gazette des archives (revue de l'AAF)
• American Archivist (revue de la SAA)

Voir aussi

Terminologie

• EBSI, Guide Terminologie Archivistique
• Conseil international des archives, Multilingual Archival Terminology
• Direction des archives de France, Dictionnaire terminologie archivistique, 2002
• Richard Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, SAA 2005

Manuels et classiques de la discipline

• Jacob von Rammingen, The earliest predecessors of archival science - Jacob von Rammingen's two manuals of registry and archival management, printed in 1571, translated by JBLD Strömberg. Lund: Wallin & Dalholm, Lundaboken, 2010. Présentation du livre
• Gabriel Richou, Traité théorique et pratique des archives publiques, Paris, Dupont, 1883.
• Samuel Muller, Johan Feith & Robert Fruin, Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, Groningue, Van der Kamp, 1898.
• Hilary Jenkinson, A Manual of Archive Administration, Oxford, Clarendon Press, 1922.
• Eugenio Casanova, Archivistica, Sienne, Lazzeri, 1928.
• Theodore R. Schellenberg, Modern Archives. Principles and Techniques, Chicago, University of Chicago Press, 1956
• Yves Pérotin, « L'administration et les trois âges des archives », Seine et Paris, 1961.
• Association des archivistes français, Manuel d'archivistique. Théorie et pratique des archives publiques en France, Paris, Sevpen,‎ 1970
• Carol Couture, Jean-Yves Rousseau, Les archives au XX^e siècle : une réponse aux besoins de l'administration et de la recherche, Université de Montréal, Montréal, 1982, vi-491 p.
• Elio Lodolini, Archivistica : principi e problemi, 1984
• Antonia Heredia Herrera. Archivística general. Teoría y práctica. Servicio de publicaciones de la diputación de Sevilla, Sevilla, 1986
• Keeping Archives, 1987
• Direction des archives de France, La Pratique archivistique française, Paris,‎ 1993 (nouvelle édition 2008)
• Carol Couture et al., Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Presses de l’Université du Québec, coll. « Gestion de l’information », Sainte-Foix, 1999, xxii-559 p.
• Marie-Anne Chabin, Le Management de l'archive, Paris, Hermès,‎ 2000, 246 p. (ISBN 2746201070)
• Association des archivistes français, Abrégé d'archivistique, Paris,‎ nouvelle édition 2012
• (fr+de+it) Gilbert Coutaz, Rodolfo Huber, Andreas Kellerhals, Albert Pfiffner et Barbara Roth-Lochner, Archivpraxis in der Schweiz/Pratiques archivistiques en Suisse, Baden, hier+jetzt,‎ 2007 (ISBN 978-3-03919-045-4)

Bibliographie

• Adolf Brenneke, Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europäischen Archivwesens, 1953
• Gagnon-Arguin, L' archivistique : son histoire, ses acteurs depuis 1960, Presses de l'Université du Québec, 1992
• Paul Delsalle, Une histoire de l'archivistique, 1998
• Historiographie et archivistique, Territoires contemporains, 2011, n^o 2.

Articles connexes

• Sciences de l'information et des bibliothèques

Notes et références

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