Budget
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Il budget è il bilancio di previsione e rientra tra gli strumenti fondamentali di programmazione e controllo dell'azienda.
Partendo dalla previsione delle vendite e tenendo conto delle scorte esistenti e dei costi da sostenere (ore uomo, materie prime, servizi esterni, ecc.) espone i ricavi presunti.
Di norma si riferisce all'anno contabile (detto: esercizio) successivo a quello in cui viene elaborato.
Il termine è anche utilizzato fuori dell'ambito aziendale, sia con il suo significato di base, ristretto, ad esempio all'ambito familiare, ed anche, impropriamente ma diffusamente, per indicare quanto c'è in cassa da spendere ossia la disponibilità del momento.
Un budget che enfatizza gli aspetti economico-finanziari è denominato Profit plan (programma del profitto). Nelle aziende che lo utilizzano è strettamente collegato con sistemi di valutazione delle performance.
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[modifica] Il budget come strumento familiare o personale
Il budget familiare o personale è costituito essenzialmente dall'elenco delle entrate, quali retribuzioni, pensioni, e qualsiasi altro tipo di ricavo, e una previsione delle uscite ossia delle spese di qualsiasi natura, sia variabili che fisse quali, ad esempio, affitto, mutuo, assicurazioni, ma anche cibo, acqua, luce, telefono, ecc.
Le entrate dovrebbero essere sufficienti a coprire (pareggiare) le uscite. In caso negativo è necessario prevedere come coprire la parte mancante, ad esempio con un prestito, oppure tagliare eventuali spese, od ancora rimandare al futuro la parte non disponibile usufruendo di acquisti a rate (con finanziamento).
[modifica] Il budget come strumento aziendale
Nell'ambito dei sistemi di controllo di gestione il budget riveste un ruolo molto importante, non tanto e non solo come riferimento operativo generale sull'andamento dell'azienda (in confronto a quanto previsto), ma anche perché, nel suo processo di preparazione:
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- obbliga tutte le aree aziendali a riflettere sulle attività di propria competenza, impostare programmi e monitorare (controllare continuamente) le attività quando i programmi diventano operativi;
- promuove (anche obbliga) la comunicazione tra le diverse aree aziendali e il confronto su fabbisogni spesso contrastanti;
- fornisce, di conseguenza, dei criteri di valutazione delle performance (necessariamente) condivisi.
[modifica] Il processo di preparazione del budget
Il budget, nella sua essenza fisica, è il documento formale risultante da un processo di elaborazione che dura alcuni mesi durante il quale:
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- si indicano gli obiettivi del periodo (direzione),
- si indicano i limiti (di risorse) da impiegare (direzione),
- si definiscono i programmi e progetti (sintetici) (ciascun responsabile di area aziendale),
- si quantificano i fabbisogni di risorse (ciascun responsabile di area aziendale),
- si elabora una prima stesura del piano generale degli impegni (staff direzione),
- si definiscono le priorità sugli impegni risultanti (direzione),
- si definisce il piano di copertura delle risorse mancanti (responsabili delle risorse),
- si correggono i programmi ed i progetti sulla base delle effettive coperture dei fabbisogni (ciascun responsabile di area),
- si elabora una nuova versione del piano degli impegni generale (staff direzione),
- e, se va bene, si produce il budget. Altrimenti si esegue un altro ciclo di correzioni (riprevisioni).
Va sottolineato quanto sia importante il coordinamento durante la preparazione del budget.
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- Tutti i fattori di produzione o servizio delle funzioni aziendali devono essere armonizzati e bilanciati verso un obiettivo comune: ciascuna funzione è obbligata a relazionarsi con tutte le altre.
- La funzione acquisti non può prescindere dai fabbisogni della produzione;
- la produzione, a sua volta, deve avere un'esatta conoscenza del piano e dei tempi delle vendite per programmare al meglio gli impianti (e la manutenzione).
- La logistica deve poter supportare al meglio tutta la movimentazione da e per l'azienda.
- Il responsabile del personale deve far quadrare i conti tra ore/uomo richieste e turnazioni di varia natura, con l'organico disponibile, e quello eventualmente da assumere.
- ecc.
Conclusa la sua lunga gestazione il budget diventa, quindi, il documento (formale) di previsione accettato da tutte le funzioni
[modifica] Credibilità e durata del budget
Il budget è stato elaborato tenendo conto di uno scenario costruito e analizzato al momento della sua stesura (andamento dei mercati, nascita di nuovi bisogni, azioni della concorrenza, ecc.), tenendo conto che si parla sempre del futuro.
Nel corso dell'esercizio alcuni fattori o eventi possono far cambiare anche profondamente tale scenario, che non è più futuro ma realtà del momento. Il buon management reagisce rapidamente rielaborando le previsioni da quel momento in poi, riadattando i programmi, e quindi cambiando il budget stesso, che per la parte rimanente non sarebbe più credibile.
Il periodo di budget più usato è un anno.
Tale periodo viene suddiviso in trimestri, il primo dei quali viene ulteriormente suddiviso in mesi.
Questo vale soprattutto per aziende che producono o forniscono servizi con un carico abbastanza distribuito nel corso dell'intero anno.
Quando invece l'attività è tipicamente stagionale, come, ad esempio, la produzione di panettoni, la durata si adatta al numero di mesi necessari a concludere la stagione di produzione (che precede quella di vendita, a carico della grande distribuzione).
In altri casi la durata può anche essere molto più lunga, come ad esempio per uno stabilimento mono-prodotto che deve lanciare un nuovo modello di autovettura. Il budget deve (tende a) coprire tutto l'arco di tempo necessario alla progettazione, produzione, vendita e un congruo periodo di post vendita. In questi casi la durata può essere tranquillamente di alcuni anni.
[modifica] Composizione del budget
La struttura essenziale del budget (previsioni) ricalca lo schema del bilancio di esercizio (risultati), e non potrebbe essere altrimenti, in quanto devono poter essere confrontati.
Una differenza fondamentale tra budget e bilancio è nel fatto che nel budget entrano in gioco anche le quantità (oltre ai valori monetari), sia nella stima dei ricavi, che nei costi delle risorse necessarie alla produzione e ai servizi.
In piccole realtà aziendali, i due schemi sono pressocchè identici.
Quale che sia la complessità operativa dell'azienda il budget è composto da due parti principali:
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- il budget operativo, che illustra, in sintesi, il conto economico preventivo
- il budget finanziario, che illustra e dettaglia i flussi finanziari derivanti dalle previsioni economiche fatte, più gli investimenti e la cassa.
Il budget operativo è così chiamato perché scende nei dettagli operativi dell'azienda, ed è costituito da una serie, anche notevole di budget settoriali di supporto (o schede di budget). Di seguito sono elencati quelli più rappresentativi, e che possono essere messi a confronto con le corrispondenti voci del conto economico di esercizio.
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- ricavi: valore del venduto (prodotti e/o servizi)
- produzione: stima quantitativa della produzione
- materie prime: (da scorte o acquistate)
- manodopera diretta: dalla stima di ore di manodopera diretta per i coefficienti orari previsti
- costi generali di produzione: manodopera indiretta, energia, manutenzione, ammortamenti, ecc.
- scorte finali
- costo del venduto: materie prime più manodopera diretta più costi generali, meno scorte finali
- altri costi: progettazione, ricerca e sviluppo, marketing, distribuzione, postvendita, ecc
[modifica] Bibliografia
- Charles T. Horngren, George Foster, Srikant M. Datar. Contabilità per la Direzione. Torino, ISEDI, 1998. ISBN 88-8008-052-0
